Abteilungsübergreifende Projektsteuerung
Umgesetzte Lösungen
- Abteilungsübergreifende Projektverfolgung und -steuerung
- Verplanung der Arbeitszeiten auf Gewerkebene inkl. Kalendereinträgen
- Automatische Protokollierung nach Erledigung der Portalaufgabe
Projektverfolgung und -steuerung
Von der Meldung eines Schadens über die Besichtigung, die Angebotslegung, die Beauftragung, die Ressourcenplanung bis zur Fakturierung – der gesamte Prozess ist im Webportal des [accantum] Workflow-Management-Systems (WMS) über Portalaufgaben abgebildet. Zusätzlich gibt es eine zentrale Projekthauptaufgabe, die alle Informationen der Einzelaufgaben „sammelt“. Der zuständige Projektleiter hat damit den Überblick über den aktuellen Status des Projekts. Alle relevanten Informationen aus dem vorgelagerten VenDoc ERP werden in den Aufgaben angezeigt.
Verplanung der Mitarbeiter pro Gewerk
Der Projektleiter definiert, wie viele Mitarbeiter:innen für die Bearbeitung eines Schadens benötigt werden und wie lange sie dafür brauchen. Daraufhin werden im Büro die Mitarbeiter:innen namentlich und terminlich zugeteilt.
Termineinträge in Kalendertool
Nach der Zuteilung wird für jede Mitarbeiter:in automatisch der entsprechende Termineintrag in ihrem persönlichen Kalender erstellt. Dieser Kalendereintrag enthält alle relevanten Informationen aus der Aufgabe, sowie einen Link um direkt in die [accantum] WMS Portalaufgabe zu wechseln. Die Mitarbeiter:in arbeitet wie gewohnt mit dem bekannten Kalendertool. Notwendige Terminverschiebungen können direkt im Kalender mit Drag & Drop durchgeführt werden. Die Änderungen werden in die Aufgaben im [accantum] WMS Webportal weitergegeben. Damit ist für den Projektleiter immer der aktuelle Stand von zugeordneten Mitarbeiter:innen und Terminen ersichtlich.
Protokollierung von erledigten Portalaufgaben im [accantum] Dokumenten-Management-System (DMS)
Nach Beendigung von Portalaufgaben werden alle enthaltenen Dokumente und das automatisch generierte Protokoll der Bearbeitung an das [accantum] DMS übergeben. Diese Dokumente sind beim entsprechenden Projekt abgelegt und so entsteht eine elektronische Akte, die für alle berechtigten User:innen einsehbar ist.
Übersichtliche Darstellung im Webportal des [accantum] WMS
Im Dashboard des [accantum] WMS Webportals werden die Prozesse und Portalaufgaben übersichtlich in Kacheln und Listen dargestellt. Jede User:in sieht nur jene Portalaufgaben, für die sie zuständig ist. Der Projektleiter kann zusätzlich alle Portalaufgaben anzeigen.
