Digitaler Prüf- und Freigabeprozess für Eingangsrechnungen
Umgesetzte Lösungen
- Digitaler Prüf- und Freigabeprozess für Eingangsrechnungen
- automatische, strukturierte Ablage im [accantum] Dokumenten-Management-System
Mehrstufiger Prüf- und Freigabeprozess
Die Eingangsrechnungen müssen in unterschiedlichen Abteilungen nach unterschiedlichen Kriterien geprüft werden.
Es beginnt mit einer formalen Prüfung der Rechnungsmerkmale (richtiger Firmenwortlaut? UID-Nummer angeführt?).
Geht weiter in eine inhaltliche und fachliche Prüfung (richtiger Artikel? richtiger Preis? richtige Menge?).
Danach erfolgt die Freigabe durch die Geschäftsführung.
Im Anschluss an die Freigabe geht es weiter zur Buchung im ERP-System und zur Zahlung im Online Banking.
Während der gesamten Bearbeitungszeit ist die Eingangsrechnung bereits im [accantum] Dokumenten-Management-System (DMS) abgelegt und steht somit jeder Person zur Einsicht zur Verfügung.
Upload der Dokumente über DropZone
Eingangsrechnungen, Rechnungsbeilagen, Werkverträge, etc. werden über die im DMS integrierte DropZone (= Drag&Drop Funktionalität) hochgeladen. Dabei laufen die Dokumente durch eine OCR-Volltexterkennung und es werden pro Dokumentenart die relevanten Werte ausgelesen und in eigenen Datenfeldern zur Verfügung gestellt. Automatisch wird über definierte Ablagevorlagen das Dokument strukturiert abgelegt und bekommt einen „sprechenden“ Namen.
Aufgrund der Zuordnung jedes Dokuments zu einer Kategorie wird direkt nach der Ablage der festgelegte Workflow gestartet. In diesem Fall der Workflow für den oben beschriebenen Prüf- und Freigabeprozess.
