Digitale Buchhaltung für Frauenarzt Zentrum Wien
Umgesetzte Lösungen
- Digitales Archiv für alle ein- und ausgehenden Belege
- Automatisierung der buchhaltungsrelevanten Abläufe
- Digitale Übergabe der Buchungsdaten an die Buchhaltungssoftware (RZL) beim Steuerberater
- Überweisungsimportfile für Online-Banking
Ausgangssituation
Alle Belege, die für die Buchhaltung relevant sind, wurden ausgedruckt (auch wenn sie per E-Mail bereits digital eingegangen waren) und unstrukturiert gesammelt. Die gesammelten Belege wurden im laufenden Monat von einer Person ein- oder mehrmals abgeholt und zum Steuerberater gebracht. Dort erfolgte die Sortierung der Belege, um sie anschließend im Buchhaltungsprogramm RZL manuell einzubuchen.
Die Überweisungen der Eingangsrechnungen wurden wöchentlich manuell über Online-Banking durchgeführt. Dabei war es erforderlich alle relevanten Informationen einzutippen.
Aufgabenstellung
Es sollen alle buchhaltungsrelevanten Dokumente und Daten in digitaler Form an den Steuerberater übergeben werden. Die Ablage und Sortierung der Belege/Dokumente soll bereits im Vorfeld automatisch erfolgen. Alle Belege sollen zu jedem Zeitpunkt in der Praxis verfügbar sein.
Die wöchentlichen Überweisungen der Eingangsrechnungen sollen weiterhin manuell angestoßen werden. Der Ablauf soll allerdings deutlich beschleunigt werden, indem die dafür benötigten Daten elektronisch zur Verfügung stehen.
Projektumsetzung
Digitalisierung des Rechnungswesens durch Einführung des
* [accantum] Dokumenten-Management-Systems (DMS) und des
* [accantum] Workflow-Management-Systems (WMS)
Die beiden Systeme dienen als Drehscheibe der Informationen zwischen der Arztsoftware in der Arztpraxis und der Buchhaltungssoftware beim Steuerberater. Außerdem werden insbesondere mit dem WMS automatische Prüfungen durchgeführt und Arbeitsabläufe automatisiert bzw. unterstützt.
