Schnittstelle zu VenDoc ERP zur Archivierung von Kundenbelegen und Buchung von Eingangsrechnungen
Umgesetzte Lösungen
- Automatische, strukturierte Ablage von Kundenbelegen aus VenDoc ERP im [accantum] DMS
- Digitaler Prüf- und Freigabeprozess für Eingangsrechnungen inkl. Stammdaten aus VenDoc ERP
- Übergabe der Buchungsdaten an VenDoc ERP
Archivierung von Kundenbelegen – Schnittstelle zwischen VenDoc ERP und [accantum] Dokumenten-Management-System (DMS)
Über die Schnittstelle zwischen VenDoc ERP und dem [accantum] DMS werden die erstellten Kundenbelege wie Angebote, Aufträge und Rechnungen automatisch an das Archiv übergeben. Dies erfolgt im Zuge des regulären Ausgebens der Belege und muss nicht manuell durchgeführt werden. In welchem Ablageort die Dokumente im [accantum] DMS abgelegt werden, wurde im Vorhinein gemeinsam festgelegt und eine entsprechende Regel im [accantum] DMS hinterlegt. Ebenso ist festgelegt, welchen Namen die Dokumente bekommen. Damit ist sichergestellt, dass jede Belegart im richtigen Ablageort liegt und der Namensaufbau bei allen gleichartigen Dokumenten auch gleich ist. Man erhält also ein digitales Archiv in einer einheitlichen Struktur, das sich automatisch befüllt.
Digitaler Prüf- und Freigabeprozess für Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen (ER) die per Post einlangen werden eingescannt, dabei automatisch an einem definierten Ort abgelegt, von wo das DMS sie automatisch abholt. ER die als Attachment per E-Mail einlangen werden vom [accantum] E-Mail Connector extrahiert und als separates Dokument im DMS zur Verfügung gestellt. In beiden Fällen werden die ER an das Erfassungsmodul übergeben. Hier werden die ER mit Volltext (OCR) ausgelesen und alle relevanten Informationen in vorher definierte Felder (Attribute) gestellt. Mit der Erkennung (Kategorisierung) als ER werden mehrere Schritte gestartet. Die ER wird mit einem einheitlichen Namen versehen, danach im vorher definierten Ablageort abgelegt und im Anschluss wird die ER an das [accantum] Workflow-Management-System (WMS) übergeben. Dadurch startet im WMS Portal ein Workflow zur Prüfung und Freigabe der Rechnungen. Dieser Workflow besteht aus mehreren Schritten (formelle Erstprüfung – Zuordnung und fachliche Prüfung – Buchung in FIBU – ev. Reklamation) und startet mit einer WMS Portalaufgabe für den ersten Schritt. Mit Abschluss dieser Aufgabe durch Betätigen einer Schaltfläche wird die nächste Aufgabe für den nächsten Bearbeiter gestartet. Es ist im Workflow hinterlegt, welche Aufgabe jeweils als nächstes gestartet werden und wer für die Bearbeitung vorgesehen ist. Innerhalb jeder Aufgabe werden die für diesen Aufgabenschritt relevanten Felder angezeigt. Die Informationen in den Feldern kommen einerseits aus der ausgelesenen ER und andererseits aus dem VenDoc ERP (z.B. Stammdaten des Lieferanten, die offenen Projekte/Bestellungen). Manche Felder müssen im Zuge der Prüfung manuell befüllt werden. Zusätzlich gibt es freie Textfelder, um Informationen für den nächsten Bearbeiter mitzugeben. Der Prozess für die Eingangsrechnungsbearbeitung ist damit einmal definiert und die Mitarbeiter können sich auf die Prüfung konzentrieren. Die benötigten Werte für die spätere Buchung werden zu einem hohen Prozentsatz bereits zur Verfügung gestellt und müssen nicht manuell erfasst werden.
Buchung von Eingangsrechnungen – Schnittstelle zwischen VenDoc ERP und [accantum] DMS
Nach Freigabe der Eingangsrechnung (ER) in der WMS Portalaufgabe, werden die für die Buchung in VenDoc vorgesehenen Belege an einem definierten Ablageort im [accantum] DMS abgelegt. Die Dokumente dieses Ablageorts werden über die Schnittstelle in VenDoc ERP im Menüpunkt „Eingangsrechnungsbuchung“ angezeigt. Die Buchung wird innerhalb von VenDoc gestartet und die relevanten Rechnungsinformationen werden automatisch in der Buchungsmaske angezeigt. Der Abschluss der Buchung erfolgt in VenDoc und die erzeugte VenDoc Buchungsnummer wird über die Schnittstelle wieder in das Dokument im [accantum] DMS übergeben. Durch diesen Ablauf wird verhindert, dass die Informationen aus den Belegen in unterschiedlichen Systemen erfasst werden müssen. Der gesamte Prozess wird deutlich beschleunigt.
Anzeige der archivierten Dokumente
Möchte man sich ein archiviertes Dokument anzeigen, kann es direkt im VenDoc ERP aufgerufen werden. Man sieht sowohl das Dokument mit seinen ausgelesenen Werten, als auch den Ablageort in dem es abgelegt wurde. Es ist damit nicht nötig, das Archiv separat zu öffnen – man bleibt in seiner gewohnten Arbeitsumgebung und hat trotzdem alle Informationen direkt im Zugriff.
Maßgeschneiderte Prozesse
Der Workflow zur Eingangsrechnungsbearbeitung, die einzelnen WMS Portalaufgaben, die Felder in den Aufgaben und die Schaltflächen, die benötigt werden, wurden gemeinsam erarbeitet und genau auf die internen Anforderungen abgestimmt. Es gibt keinen vom System vorgegebenen Ablauf, an den man sich halten muss. Wir erreichen damit mit einer Standardsoftware einen maßgeschneiderten Ablauf – das System richtet sich nach dem Kunden!